Factuurverzoeken van klanten op bol: zo handel je ze snel af
Steeds meer bol-klanten vragen om een btw-factuur. Lees wanneer je verplicht bent er een te sturen, hoe het verzoek binnenkomt en hoe je het werk wegautomatiseert.
· Team Storbit
Je krijgt een bericht via bol: kan ik een factuur ontvangen? Vooral zakelijke kopers vragen er vaak om, en juist die verzoeken stapelen zich op tussen je andere werk door. In dit artikel lees je wanneer je verplicht bent een factuur te sturen, hoe het verzoek binnenkomt en hoe je voorkomt dat je er handmatig achteraan moet.
Waarom klanten om een factuur vragen
Een particuliere koper heeft meestal genoeg aan de orderbevestiging. Zakelijke klanten hebben daarentegen een factuur met jouw btw-nummer en het juiste btw-bedrag nodig voor hun eigen boekhouding en btw-aangifte. Zonder die factuur kunnen zij de btw niet terugvragen. Voor hen is het dus geen extraatje, maar een vereiste.
Ben je verplicht een factuur te sturen?
Als btw-ondernemer ben je bij verkoop aan een andere ondernemer verplicht om een factuur te verstrekken. Bij verkoop aan particulieren geldt die plicht meestal niet, maar veel verkopers leveren op verzoek alsnog een factuur. Het is netjes en klanten vragen erom.
Een geldige factuur bevat in elk geval:
Je bedrijfsgegevens: naam, adres en btw-nummer
De klantgegevens: naam en adres van de koper
Een uniek factuurnummer: doorlopend en opvolgend
De factuurdatum
De producten: omschrijving en aantal
De bedragen: het bedrag exclusief btw, het btw-percentage en het btw-bedrag
Een onvolledige factuur kan je klant terecht weigeren, dus het loont om dit in één keer goed te doen.
Een factuur corrigeren: de creditfactuur
Soms klopt een verstuurde factuur niet meer. Een klant stuurt een product retour, een bestelling wordt na verzending alsnog geannuleerd, of er blijkt een verkeerd bedrag of btw-percentage op te staan. Een factuur die al de deur uit is pas je niet zomaar aan: je maakt een creditfactuur.
Een creditfactuur, ook wel credit factuur of creditnota genoemd, is een negatieve factuur die een eerdere factuur geheel of gedeeltelijk terugdraait. Daarop hoort in elk geval:
Een verwijzing naar het oorspronkelijke factuurnummer
Een eigen, uniek en opvolgend creditfactuurnummer
Het terug te boeken bedrag, met het bijbehorende btw-bedrag negatief
De reden van de creditering, bijvoorbeeld een retour of annulering
Zo blijft je boekhouding sluitend en kan je klant de te veel betaalde btw correct verwerken. Vooral bij veel retouren of annuleringen op bol loont het om ook je creditfacturen te automatiseren, zodat elke creditnota automatisch naar de juiste bestelling verwijst en de nummering blijft kloppen.
Hoe een factuurverzoek binnenkomt via bol
Een verzoek bereikt je op twee manieren: via een klantvraag of bericht in je verkoopaccount, of doordat de klant in zijn besteloverzicht om een factuur vraagt. In beide gevallen verwacht bol dat jij als verkoper de factuur aanlevert. Bol maakt de factuur niet voor je.
Je vindt deze verzoeken terug in het Partnerplatform. Weet je niet zeker waar je moet zijn? In onze kennisbank lees je hoe inloggen op je bol-verkoopaccount werkt.
Handmatig afhandelen, stap voor stap
Open het verzoek in je verkoopaccount en zoek de bijbehorende bestelling op.
Maak een factuur met de juiste klantgegevens, een opvolgend factuurnummer en het juiste btw-percentage voor Nederland of België.
Sla de factuur op als pdf in je eigen huisstijl.
Upload de factuur naar de juiste bestelling of stuur hem als antwoord op het verzoek.
Houd bij welke facturen je al hebt verstuurd, zodat je nummering klopt en je niemand dubbel of juist niet bedient.
Bij een handvol bestellingen is dat goed te doen. Maar bij tientallen of honderden orders per week wordt het foutgevoelig en kost het zomaar enkele uren per week. Eén verkeerd factuurnummer of een gemist verzoek, en je bent alsnog tijd kwijt aan herstellen.
Automatisch factureren met Storbit
Dit is precies het werk dat Storbit uit handen neemt. Storbit maakt automatisch btw-facturen zodra een bestelling is verzonden: met je eigen logo en huisstijl, een doorlopende nummering en het juiste btw-percentage voor Nederland en België. De factuur wordt automatisch geüpload naar het juiste bol-account, zodat je klant hem meteen in zijn besteloverzicht terugvindt.
Zo hoef je niet meer op een factuurverzoek te wachten: elke klant die een factuur nodig heeft, heeft hem al. En vraagt iemand er toch naar, dan verstuur je hem met een paar klikken opnieuw.
Storbit pakt trouwens meer van je bol-administratie aan. Zo worden je bol-annuleringen automatisch verwerkt, inclusief synchronisatie met Picqer.
Benieuwd wat dat in jouw situatie scheelt? Bekijk de tarieven of probeer Storbit 30 dagen gratis. Je koppelt je bol-account één keer, daarna lopen je facturen vanzelf.
Veelgestelde vragen
- Maakt bol.com zelf een factuur voor mijn klant?
- Nee. Bol verwacht dat jij als verkoper de btw-factuur aanlevert. Het verzoek komt binnen via je verkoopaccount en jij stuurt of uploadt de factuur zelf.
- Ben ik verplicht een factuur te sturen aan een particulier?
- Aan een andere ondernemer ben je verplicht een factuur te verstrekken. Aan particulieren meestal niet, maar veel verkopers leveren op verzoek alsnog een factuur omdat klanten erom vragen.
- Wat moet er op een geldige btw-factuur staan?
- Je bedrijfsgegevens met btw-nummer, de klantgegevens, een uniek en opvolgend factuurnummer, de factuurdatum, een omschrijving van de producten en de bedragen exclusief btw, het btw-percentage en het btw-bedrag.
- Kan ik factuurverzoeken automatisch afhandelen?
- Ja. Met Storbit wordt er automatisch een btw-factuur gemaakt en geupload zodra een bestelling is verzonden, zodat elke klant de factuur al heeft voordat erom gevraagd wordt.
- Hoe maak ik een creditfactuur voor een bol-bestelling?
- Bij een retour, annulering of correctie maak je een creditfactuur: een negatieve factuur die verwijst naar het oorspronkelijke factuurnummer, een eigen creditnummer heeft en het btw-bedrag terugboekt. Zo blijven je boekhouding en btw-aangifte kloppen.